Classement des archives dans les communes et EPCI
OPÉRATIONS CONCERNÉES
Toutes opérations portant sur les fonds d’archives publiques des communes et EPCI (documents papier et électroniques) : structuration, classement, conservation, tri, éliminations, réglementaires, communication au public, mise en valeur, etc.
NIVEAU D'INTERVENTION OU DESCRIPTION DES INTERVENTIONS
- Contact téléphonique ou par mail.
- Informations sur le cadre juridique, le contexte réglementaire, les procédures administratives, les délais de conservation et le sort final des documents, les délais de communicabilité au public.
- Conseils scientifiques et techniques généraux.
- Envoi de documentation selon besoins (voir fiches conseil).
Visite sur site :
- Etat des lieux du classement de la totalité du fonds.
- Préconisations pour son traitement par priorités.
- Assistance pour le classement, le tri et l’organisation des dossiers courants dans les secrétariats (conformément au tableau de gestion fourni par les archives départementales).
- Sensibilisation des services producteurs aux bonnes pratiques en matière d’archivage.
- Aide à la bonne tenue des registres de délibérations et arrêtés du maire (fiche conseil).
- Accompagnement pour la préparation des éliminations réglementaires de documents dont l’utilité est échue.
- Accompagnement pour la gestion des archives numériques (classement, gestion des courriels, des documents numérisés, conservation sur le long terme).
- Classement de fonds d’archives spécifiques (fonds clos, archives contemporaines).
- Production de plans de classement et arborescences pour l’archivage numérique.